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海外出張が久しぶりすぎて何を準備したらいいのか分からない!出張申請から帰国後の精算まで解説します

海外出張

今度、海外出張に一緒に行くメンバーが、こんな一言を・・。

A氏
A氏
海外出張久しぶりすぎて、何をどうしたらいいのか分からない。助けて!

 

なんでも、海外出張は10年以上ぶりで何したらいいのか分からない様子。

私は頻繁に出張に行っていますが、やはり始めての時はすごく不安でした。

そこで今回の記事では、海外出張で準備することを紹介します。

 

会社によってやり方は違うと思いますが、他の会社に勤務する人にも聞いて、なるべく共通することを手順立てて説明します。

 

まずは出張申請書を作成

申請書

たいていの会社では、「海外出張申請書」というのがあり、渡航期間・渡航先・内容・目的などを記入して上司承認をもらうと思います。

まずは、出張することの了解を取りましょう!

 

私の会社では、この申請(検印リレー)が大変!

総勢7名の検印をもらわなければ、海外出張に行くことできません。

「承認お願いします」と書類片手に説明して回るのが、本当に大変。

れん
れん
ムダだ(←心の声)

 

繰り返しますが、まずは「出張申請書」を作成し、上司の許可をもらいましょう。

 

 

航空券の手配

航空券

出張の許可が下りたら、航空券の手配です。

私の会社では、提携している旅行会社があるため、その担当者に連絡をします。

  • パスポート氏名
  • パスポート番号
  • 往復の飛行機便名
  • 時間
  • マイレージ番号(持っていれば)

上記の内容を詳細に連絡します。

 

提携している旅行会社がなければ、Expediaなどの航空券検索サイトで自分で予約しましょう。

 

なお、私の会社では長距離飛行の場合、ビジネスクラスの利用が認められています。

恩恵はありがたく受けるべし(笑)

 

 

出張先ホテルの手配

ホテル

航空券が手配できたら、次は出張先の宿を確保です。

会社からホテルを指定される場合もありますので、その場合は会社の指示に従ってください。

 

だいたい、従業員の安全を優先してくれると思いますので、4~5つ星ホテルくらいの宿でOKだと思います。

まぁ、会社によりますけど・・・。

 

参考に、私の勤務する会社の場合、ハイクラスチェーンホテル(ヒルトン、シャラトンなど)かそれ同等のホテルを指定されます。



 

Wifi予約

Wifi

スマホやパソコンをネット環境にするために欠かせないのが、Wifiです。

 

SIMカードを現地調達してもよいのですが、不慣れな人は日本で準備しておくことをおすすめします。

 

出発日当日に空港でレンタルすることは、ほぼ無理なので、事前に予約しましょう!

事前に自宅に郵送してもらうか、当日空港で受け取ります。

予約先は、このどれかであれば間違いありません!

 

なお、領収書は会社の名前でもらうようにしてください。

かつて私は、個人名宛で発行された領収書を受け取ってしまい、社内手続きがとても面倒だった経験があります

れん
れん
領収書の宛名は企業名で!
海外旅行の準備 することを挙げてみた
海外旅行の準備 することを挙げてみた|出発前にやることって何? 初めての海外旅行、何をどうしていいのか分かりませんよね。 何を持っていけばいいのか、どこに行けばいいのか?...

 

 

保険の申請

保険

会社で既に手続きしてくれていると思いますが、もし手続きしてくれない場合は、自分で海外保険に申し込みましょう。

 

私のおすすめは、三井住友海上の「ネットde保険@とらべる」(特定手続用海外旅行保険)または、損保ジャパン日本興亜の新・海外旅行保険off!(オフ)

 

理由は安いからです。

渡航先や日数によっても値段は変わりますので、比較をし自分にあったものを選びましょう!

比較サイトへGO!

 

れん
れん
まぁ・・・会社のお金だから、どれでもいいでしょ!(←会社に貢献しないヤツ)

 

 

その他:疑問点

質問

その他、疑問に思う点を挙げてみました。

 

お金の両替はどこでやる?

お金の両替は、スムーズな出張にするためにも日本でやっておいた方が無難です。

もしくは出張先のホテルにチェックインした後、ホテルで両替することも可能ですが
日本でやっておくのが安心ですよ!

 

英語が話せないけど大丈夫?

たいていの場合、通訳がついてくれると思います。

私もそれに甘えて、英語を勉強していません。

が、、、、会食とかの場では、やはり英語が話せた方が親近感を持ってもらえるし
仕事もうまく運びますので、やはり英語は勉強しておくべき!

 

1ヶ月後にヨーロッパ出張が控えている私ですが、今猛烈に追い込んで単語や簡単な会話文を頭に叩き入れています。

どのくらいの成果があったかは、ブログでも紹介したいと思います!

れん
れん
期待に応えられるようにガンバル・・・

 

 

出張後、必要になるものは?

出張から帰ってきて、会社出社後には出張費の精算をする必要があります。

その際に「あ!!!領収書もらうの忘れた!」とならないようにしましょう。

 

国内であればなんとかなりそうですが、海外の場合、再発行の難易度は上がります。

 

そうならないためにも、ホテルの宿泊代、レストランでの会食費、現地での交通費などを利用し、精算が必要なモノは必ず領収書をもらってください。

 

ちなみに、領収書は英語で「レシート」と言います。

 

何を持って行ったらいい?

出張時の持ち物は何を持っていけばいいのか、悩みますよね。

私も何回も出張に行っていますが、毎回迷ってしまいます。

 

そこで、こちらの記事にまとめてみました。

スーツケースに入れる荷物、手荷物カバンに入れる荷物に分けてリストアップしてます。

 

参考にしてください。

海外出張 持ち物リスト
これだけ持っていけば大丈夫!海外出張の荷物まとめ【持ち物リスト】前回の記事で、「海外出張が久しぶりすぎて何をすればいいのか分からない!」という疑問に答えました。 チケットやホテルの手配が...

 

以上、海外出張に向けて準備することについて書きました。

いかがでしょうか?

 

まだ他にも疑問があれば、ツイッター(@tabisuru_ren)のDMなどで教えて下さると私も嬉しいです。

挙げていただければ、記事に追記させていただきます。

よろしくお願いします!

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